№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Срок хранения и номер статьи по перечню

Примечание

1.

2.

3.

4.

5.

Руководство и контроль - 01

1

01-01

Законы и нормативные акты РФ

(Указы, распоряжения, постановления, и др. нормативно-правовые акты федеральных органов власти), присланные для сведения и руководства.

ДМН

ст. 1-б

2

01-02

Постановления правительства, постановления губернатора Ленинградской области, присланные для сведения и руководства.

ДМН

ст. 1-б

Относящиеся к деятельности организации - постоянно

3

01-03

Законы Ленинградской области

ДМН

ст. 1-б

Относящиеся к деятельности организации - постоянно

4

01-04

Распоряжения правительства, распоряжения губернатора Ленинградской области, присланные для сведения и руководства.

ДМН

ст. 1-б

Относящиеся к деятельности организации - постоянно

5

01-05

Устав муниципального образования, изменения и дополнения к нему и

документы по его государственной регистрации (заявления, заключения правовой экспертизы и др.)

Постоянно ст. 12, ст. 11

6

01-06

Свидетельство о внесении муниципального образования в реестр муниципальных образований РФ и документы к нему (заявления о регистрации, запросы)

Постоянно ст. 10

7

01-07

Постановления главы администрации. Подлинники

Постоянно ст.19-а

8

01-08

Распоряжения главы администрации. Подлинники

Постоянно ст.19-а

9

01-09

Положение об администрации 

муниципального образования

Постоянно ст. 27-а

10

01-10

Годовые планы работы

администрации.

Постоянно ст. 285-а

11

01-11

Акты приема – передачи дел

при смене руководителя

Постоянно ст. 79-а

12

01-12

Акты приема-передачи дел при

смене специалистов, ответственных

за архив, делопроизводство.

5 лет

ст.79-б

После смены специалиста, ответственного за делопроизводство

13

01-13

Журнал регистрации

постановлений правительства,

постановлений губернатора

Ленинградской области

3 года ст.258-г

14

01-14

Журнал регистрации распоряжений правительства, распоряжений губернатора Ленинградской области

3 года ст.258-г

15

01-15

Журнал регистрации постановлений администрации муниципального образования Гостицкое сельское поселение Сланцевского муниципального района Ленинградской области

Постоянно ст. 258-а

Хранится в организации. Подлежат приему в архив, если могут быть использованы в качестве НСА

16

01-16

Журнал регистрации

распоряжений администрации

муниципального образования

Гостицкое сельское поселение

Сланцевского муниципального района Ленинградской области

по основной деятельности

Постоянно ст. 258-а

Хранится в организации. Подлежат приему в архив, если могут быть использованы в качестве НСА

17

01-17

Журнал регистрации приема

посетителей по личным вопросам

3 года ст. 259-а

18

01-18

Журнал регистрации

входящей корреспонденции

5 лет

ст. 258-г

19

01-19

Обращения (предложения, заявления, жалобы и др.) граждан и документы по их рассмотрению по другим вопросам

5 лет ЭПК ст. 183-б, в

В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего обращения

20

01-20

Графики дежурств ответственных

работников

1 год

ст.893

21

01-21

Переписка со средствами массовой информации  по вопросам опубликования нормативно-правовых актов и  информации

5 лет ЭПК ст. 467

22

01-22

Переписка с судом, прокуратурой

и другими государственными

учреждениями (решения, повестки, представления, протесты, запросы, статистика)

5 лет ЭПК ст.190

23

01-23

Положения о  постоянно действующих комиссиях администрации поселения

5 лет ЭПК ст. 467

24

01-24

Статистические сведения в РОГС по учету хозяйств, скота, жилищного фонда и др.

5 лет ЭПК ст. 467

При отсутствии годовых-постоянно

25

01-25

Переписка по административно-

хозяйственным вопросам

5 лет ЭПК

ст. 35

26

01-26

Протоколы заседаний  общественной жилищной комиссии администрации поселения  и документы к ним

5 лет ЭПК ст. 467

27

01-27

Документы представляемые по запросам ОВД ( характеристики и др)

5 лет ЭПК ст. 467

28

01-28

Переписка по вопросам коммунального хозяйства (благоустройство, содержание, эксплуатация и ремонт объектов коммунального хозяйства, обращение с ТБО)

5 лет ЭПК

ст. 35

29

01-29

Переписка по вопросам культуры и спорта

5 лет ЭПК

ст. 35

30

01-30

Переписка по вопросам образования

5 лет ЭПК

ст. 35

31

01-31

Переписка по вопросам торговли

и общественного питания

5 лет ЭПК

ст. 35

32

01-33

Переписка с избирательной комиссией

5 лет ЭПК

ст. 35

33

01-34

Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу

Постоянно

ст. 248 -а,б

34

01-35

Дело фонда (историческая справка, акты проверки наличия и состояния документов, приема передачи документов, выделения дел и документов к уничтожению и др. документы)

Постоянно

ст. 246

Гражданская оборона, защита от чрезвычайных ситуаций - 02

35

02-01

Законодательные, распорядительные акты РФ, Правительства ЛО по

вопросам ГО, ЧС и ПБ

ДМН

ст. 1-б

36

02-02

Законодательные, распорядительные акты РФ, Правительства ЛО по

антитеррористической деятельности

ДМН

ст. 1-б

37

02-03

Протоколы и решения КЧС и ПБ  Гостицкого сельского поселения Сланцевского муниципального района Ленинградской области

Постоянно ст. 18-д

38

02-04

Планы основных мероприятий

администрации муниципального

образования  Гостицкое сельское поселение Сланцевского муниципального района в области ГО и ликвидации ЧС, обеспечения ПБ и безопасности людей на водных объектах

Постоянно

ст. 287

39

02-05

Годовые отчеты по вопросам

ГО, ЧС и ПБ

Постоянно

ст. 464-б

40

02-06

Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации

работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

5 лет ЭПК

ст. 862

41

02-07

Переписка с организациями и

учреждениями  Ленинградской

области, по вопросам ГО, ЧС,

обеспечения общественной

безопасности  обеспечения пожарной

безопасности и безопасности людей на водных объектах

5 лет

ст. 874

Кадровая служба - 03

42

03-01

Приказы (распоряжения) главы

администрации по личному составу

(о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

ст. 19-б

43

03-02

Приказы (распоряжения) главы

администрации о предоставлении

ежегодных, учебных отпусков, о направлении в командировку и др.

5 лет

ст. 19-б

44

03-03

Личные карточки работников

(в т.ч. временных)

  75 лет

ст. 658

45

03-04

Личные дела* (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, должностные инструкции, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителей организации;

б) муниципальных служащих

Пост.

ст. 656-а

75 лет

ст. 656-б

* В случае перевода МС на новое место муниципальной службы, личное дело передается по новому месту работы

46

03-05

Подлинные личные документы

(трудовые книжки и др.)

До востре-бования

ст. 664

Невостребованные – не менее 75 лет

47

03-06

Протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 лет

ст.696

При отсутствии распоряжений -50 лет

48

03-07

Трудовые договоры (контракты),

трудовые соглашения, не вошедшие

в состав личных дел

75 лет ЭПК

ст. 657

49

03-08

Графики предоставления отпусков,

1 год

ст. 693

50

03-09

Журнал регистрации  выданных командировочных удостоверений

5 лет

ст. 695- з

51

03-10

Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков, командировок

3 года

ст. 695- ж

52

03-11

Журнал регистрации трудовых

договоров (контрактов), изменений

и дополнений к ним

75 лет

ст. 695- б

53

03-12

Журнал выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

75 лет

ст. 695- в

54

03-13

Журнал выдачи справок о месте работе, стаже и др. исходящих документов

5 лет

ст. 695- д

55

03-14

Журнал выдачи

командировочных удостоверений

5 лет

ст. 695- к

56

03-15

Журнал регистрации

листков нетрудоспособности

5 лет

ст. 897

57

03-16

Статистические отчеты

о составе работников, замещающих должности муниципальной службы по полу, возрасту, стажу работы, образованию и др.

Постоянно

ст. 467- б, е

58

03-17

Нормативно- правовые акты по вопросам трудового законодательства и прохождения муниципальной службы

ДМН

ст. 1-б

59

03-18

Акты на выделение дел и документов к уничтожению

Постоянно ст. 246

Бухгалтерский учет и отчетность - 04

60

04-01

Бухгалтерская (финансовая)

отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.):

а) сводная годовая (консолидированная)

б) годовая

в) квартальная

г) месячная

ст. 351

Постоянно

Постоянно

5 лет (1)

1 год (2)

(1) при отсутствии годовых

- постоянно

(2) при отсутствии годовых, квартальных- постоянно

61

04-02

Положения об оплате труда

и  материальном стимулировании

работников администрации

5 лет 

ст. 411

После замены

новыми

62

04-03

Штатные расписания организации,

изменения к ним

Постоянно

ст. 71

63

04-04

Сметы доходов и расходов

по бюджету

Постоянно

ст. 325-а

64

04-05

Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов

5 лет ЭПК

ст. 392

65

04-06

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной

операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (журнал операций, кассовые документы и книги, банковские документы, корешки чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и путевые листы др.)

5 лет  (1)

ст. 362

ст. 842

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

66

04-07

Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости)  по персонифицированному учету работников

5 лет

ст. 898

67

04-08

Сведения о доходах физических лиц  (ф. № 2-НДФЛ)

5 лет

ст. 396

При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

68

04-09

Документы (сводные расчетные

ведомости и документы к ним,

расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, материальной

помощи и др. выплат)

Листки нетрудоспособности.

5 лет (1)

ст. 412

5 лет

ст. 896

(1) При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

69

04-10

Документы (протоколы, акты,

расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов,

определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации

Постоянно

ст. 429

70

04-11

Договоры, муниципальные контракты, соглашения

5 лет ЭПК

ст. 436,

817, 885

После истечения срока действия

договора, соглашения

71

04-12

Декларации и расчеты авансовых

платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

5 лет

ст. 395

При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

72

04-13

Свидетельства о постановке на учет

в налоговых органах

Постоянно

ст. 381

73

04-14

Лицевые карточки, счета работников

75 лет ЭПК

ст. 413

74

04-15

Исполнительные листы работников

ДМН ⁽¹⁾

ст. 416

(1) Не менее 5 лет

75

04-16

Книги, журналы, карточки учета:

г) договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами;

д) основных средств (зданий ,

сооружений) иного имущества,

обязательств;

з) приходно-расходных кассовых

документов (счетов, платежных

поручений);

т) доверенностей и пр.

5 лет ⁽²⁾

5 лет ⁽³⁾

5 лет ⁽⁴⁾

5 лет ⁽⁴⁾

ст. 459

(2) После окончания срока действия договора, контракта, соглашения

(3) После ликвидации основных средств. При условии проведения

ревизии

(4) при условии проведения  ревизии

76

04-17

Договора о материальной ответственности материально-ответственного лица

5 лет

ст. 457

После увольнения     МОЛ 

77

04-18

Паспорта зданий

5 лет ЭПК

ст. 802

После ликвидации здания, сооружения

78

04-19

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

ст. 836

79

04-20

Реестр сведений о доходах

физических лиц

5 лет

ст. 397

80

04-21

Документы (переписка, акты, справки, обязательства и др):

а) к договорам, соглашениям,

контрактам

б) о взысканиях, штрафах

в) о дебиторской и кредиторской

задолженности

г) о первичной бухгалтерской

отчетности (входящие и копии ответов)

д) о коммунальном обслуживании

5 лет

ст. 455

ст. 409

ст. 379 ЭПК

ст. 362

1 год

ст. 818, 954

81

04-22

Счета-фактуры

4 года

ст. 368

82

04-23

Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц.

5 лет

ст. 394

При условии проведения проверки (ревизии) При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

83

04-24

Журнал регистрации договоров

возмездного оказания услуг

75 лет

ст. 695- б

84

04-25

Журнал регистрации

актов о приемке выполненных работ

5 лет

ст. 597

85

04-26

Переписка по бюджетно-финансовым вопросам

5 лет ЭПК

ст. 35

86

04-27

Инвентаризационные описи, списки

Постоянно

ст. 428

87

04-28

Документы на муниципальное

имущество казны

Постоянно

ст. 133

88

04-29

Договоры оперативного

(хозяйственного) управления

Постоянно

ст. 124, 125

На каждое учреждение, предприятие заводится отдельное дело. Передается в архив после ликвидации учреждения.

89

04-30

Договоры безвозмездного

пользования

Постоянно

ст. 184

Специалист по земельным вопросам и землеустройству - 05

90

05-01

Нормативные документы по аренде помещений (копии муниципальных правовых актов)

ДМН

ст. 1-б

91

05-02

Документы вышестоящих организаций по земельным вопросам (копии)

ДМН

ст. 1-б

92

05-03

Протоколы заседаний комиссии по контролю за использованием земель сельскохозяйственного назначения

Постоянно

ст. 18-в

93

05-04

Договоры, соглашения о приеме и

сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); технические документы  на объекты недвижимости (технические паспорта, планы, схемы)

Постоянно

ст. 791

94

05-05

Переписка по вопросам земельных

отношений

5 лет ЭПК

ст. 35

95

05-06

Журнал регистрации и выдачи

договоров (дел) аренды земельных участков

Постоянно

ст. 792

96

05-07

Отчеты по исполнению государственных и муниципальных услуг

б) годовые

в) полугодовые

Постоянно

ст. 464-б,

5 лет

ст. 464-в

97

05-08

Административные регламенты предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций

Постоянно

ст. 54-а

98

05-09

Перечень арендаторов земельных участков (электронный список)

Постоянно

ст. 135

99

05-10

Судебные иски по задолженности

по арендной плате за землю,

представляемые в судебные органы, третейские суды

5 лет

ст. 189

Делопроизводство -06

100

06-01

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального

образования Гостицкое сельское

поселение Сланцевского муниципального района Ленинградской области

Постоянно

ст. 27-а

101

06-02

Номенклатура дел администрации

муниципального образования

Гостицкое сельское поселение

Сланцевского муниципального района Ленинградской области

Постоянно

ст. 199-а

102

06-03

Акты приема-передачи дел при смене специалиста ответственного за архив

Постоянно

ст. 79-а

103

06-04

Журнал регистрации входящих документов

5 лет

ст. 258-г

104

06-05

Журнал регистрации исходящих документов

5 лет

ст. 258-г

105

06-06

Акты о выделении к уничтожению документов отложившихся в делопроизводстве

Постоянно

ст. 246

Культура, физическая культура и молодежная политика - 07

106

07-01

Нормативно правовые документы присланные для сведения и

руководства из вышестоящих органов (распоряжения, постановления,

приказы и т. д.)

ДМН

ст. 1-б

107

07-02

Годовые отчеты о работы  учреждений культуры

Постоянно

ст. 327-б

108

07-03

Годовые планы работы  учреждений культуры

Постоянно

ст. 267, 285-а

109

07-04

Годовые статистические отчеты

учреждений культуры

Постоянно

ст. 467-б

110

07-05

Документы о мероприятиях, проводимых в области культуры, спорта, молодежной политики (планы, информации, отчеты и др.)

Постоянно

ст. 962

111

07-07

Календарные планы учреждений культуры

ДМН

ст. 288

Комиссия по делам несовершеннолетних - 08

112

08-01

Положение о комиссии по

делам несовершеннолетних

Постоянно

ст. 55-а

113

08-02

Распоряжения, Постановления

правительства Ленинградской

области, администрации Сланцевского муниципального района по

вопросам деятельности комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

ДМН

ст. 1-б

114

08-03

Годовые планы работы комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав.

Постоянно

ст. 285-а

115

08-04

Протоколы заседаний комиссии по

делам несовершеннолетних и защите их прав

5 лет

ст. 188

116

08-05

Документы (отчеты, информации, справки) о работе комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав

Постоянно

ст. 467-б

117

08-07

Документы о проведении операции «Подросток» ( справки. информация, сводки, оперативные отчеты, списки и т. п.)

5 лет

ЭПК

при условии. что итоги проведения  операции отражены в годовых отчетах

118

08-08

Списки подростков, состоящих на

учете в комиссии по делам

несовершеннолетних и защите их прав

ДЗН

ст. 902

119

08-09

Списки семей, состоящих на учете в комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав

ДЗН

ст.902

Специалист по жилищно – коммунальному хозяйству - 09

120

09-01

Постановления, распоряжения главы администрации о передаче зданий,

помещений в собственность. Копии.

ДМН

ст. 1-а

121

09-02

Договоры о праве пользования (найма) жилой площади, аренде,

обмене жилых помещений.

5 лет ЭПК ст. 487

После истечения срока действия договора.

122

09-03

Переписка по вопросам передачи

зданий, помещений в собственность.

5 лет ЭПК ст. 423

123

09-05

Переписка с организациями,

учреждениями и предприятиями по жилищным вопросам (содержание жилого фонда и прилегающей к ним территории, учет, обмен, распределение жилой площади, перевод жилых помещений в нежилые)

5 лет ЭПК ст. 35

124

09-10

Переписка по дорожному

строительству, транспорту, связи

5 лет ЭПК

ст. 35

125

09-11

Переписка по вопросам электрификации, теплоснабжения, газификации, водоотведения, очистке вод

5 лет ЭПК

ст. 35

126

09-15

Паспорта зданий, сооружений

5 лет ЭПК ст. 802

После ликвидации здания, сооружения

Нотариальные действия - 10

127

10-01

Реестр для регистрации

нотариальных действий.

Постоянно

128

10-02

Алфавитная книга учета завещаний.

Постоянно

129

10-03

Первые экземпляры нотариально

заверенных завещаний.

Постоянно

Учет военнообязанных - 11

130

11-01

Правила, инструкции, методические рекомендации по вопросам учета

военнообязанных, присланные для сведения

3 года

131

11-02

Документы (сведения, донесения)

об изменениях учетных данных

военнообязанных

3 года

132

11-03

Документы (отчеты, сведения,

донесения) о наличии и движении

военнообязанных Гостицкого

сельского поселения  Сланцевского муниципального района Ленинградской области

5 лет

133

11-04

Списки призывников и допризывников Гостицкого сельского поселения  Сланцевского муниципального района Ленинградской области

3 года

134

11-05

Переписка с военными комиссариатами о воинском учете призыва и

отсрочек от призыва военнообязанных

3 года

135

11-06

Журнал сверок учетных карточек

5 лет

136

11-07

Журнал учета участников

Великой Отечественной войны

Постоянно

137

11-08

Карточки (книга) учета

военнообязанных

3 года

138

11-09

Карточка (книга) учета призывников

и допризывников

3 года

139

11-10

Карточки (книга) учета офицеров, старшин, сержантов, солдат и

матросов запаса

3 года

Общественные  советы и старосты - 12

140.

12-01

Документы по выборам общественного совета и старост

Постоянно

ст. 973

141

12-02

Протоколы заседаний общественного совета

Постоянно

ст. 18-д

142.

12-03

Протоколы собраний старост

Постоянно

ст. 18-к

143

12-04

Планы работы общественного совета и старост

Постоянно

ст. 285-а

144

12-05

Годовые отчеты общественного совета и старост, дневники старост

Постоянно

ст. 327-б

145

12-06

Документы по работе с обращениями граждан

Постоянно

ст. 181

По срокам хранения

Всего

В том числе:

Переходящих

С отметкой «ЭПК»

1.

2.

3.

4.

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО: